IR‑Ergebnis‑Calls rechtssicher, DSGVO‑konform und skalierbar: Praxisleitfaden mit bbbserver.de

Professionelle Ergebnis‑Calls vereinen präzise Kommunikation mit klaren rechtlichen Rahmenbedingungen. Sorgen Sie dafür, dass die wichtigsten Hinweise nicht nur ausgesprochen, sondern auch dokumentiert und mehrfach sichtbar sind.

Checkliste Recht & Kommunikation

• Haftungshinweise früh und redundant platzieren: in Einladung, Anmeldeformular, Warteraum sowie zu Beginn der Sitzung. Typische Hinweise: keine Anlageberatung, keine Gewähr für Vollständigkeit/Genauigkeit, Risiken bis hin zum Totalverlust, ggf. abweichende Meinungen externer Autoren.
• Mündliche Hinweise zu Beginn: Aufzeichnung (Audio/Video/Chat) klar ansagen, Umgang mit Fragen erläutern (Q&A/Chat, Auswahlkriterien, zeitliche Begrenzung).
• Transparente Rahmenbedingungen verlinken: Nutzungsbedingungen, Impressum, Datenschutzinformation (DSGVO‑Hinweise, Zwecke der Verarbeitung, Empfängerkategorien, Rechtsgrundlagen).
• Moderationsleitfaden vorbereiten: Wie wird auf Markt‑ oder Rechtsfragen reagiert (z. B. keine Kommentierung laufender Verfahren, keine individuellen Anlageempfehlungen, Verweis auf veröffentlichte Finanzberichte und Ad‑hoc‑Mitteilungen).

Checkliste Datenschutz (DSGVO)

• Datensparsam anmelden: nur erforderliche Felder abfragen (z. B. Name, E‑Mail, Organisation). Optionalfelder als solche kennzeichnen.
• Einwilligungen klar dokumentieren: insbesondere für Aufzeichnung, Veröffentlichung von Aufzeichnungen/Transkripten sowie den Zweck der Verarbeitung.
• Aufbewahrungsfristen definieren: für Aufzeichnungen, Chats, Q&A‑Notizen und Teilnehmerlisten; nach Ablauf fristgerecht löschen.
• Auftragsverarbeitung regeln: schließen Sie mit dem Plattformanbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/Art. 28 DSGVO).
• Standort und Zertifizierung prüfen: Server in der EU, Rechenzentrum mit anerkannten Zertifizierungen (z. B. ISO 27001).
• Rollen und Rechte: rollenbasiertes Rechtemanagement für Moderation, Referierende, Gäste; Prinzip der geringsten Rechte anwenden.
• Transparente Löschkonzepte: nachvollziehbare Prozesse für das Entfernen von Aufzeichnungen, Chats und Exporten.

Praxisbezug bbbserver.de: Die Plattform basiert auf BigBlueButton, wird in europäischen Rechenzentren betrieben und nutzt ISO 27001‑zertifizierte Infrastruktur. Sie können Moderatoren und Gäste über Ihr Kundenkonto verwalten, Rollen granular vergeben, Aufzeichnungen mit klarer Kennzeichnung erstellen und über Löschfunktionen DSGVO‑Vorgaben umsetzen. Ein AV‑Vertrag kann mit der invokable GmbH geschlossen werden.

Sicherheit und Zugriffskontrolle: nur die Richtigen hineinlassen

Sichere IR‑Veranstaltungen stehen und fallen mit einer strikten Zugangskontrolle und gut konfigurierten Funktionen. Ziel ist es, Unbefugte fernzuhalten und Informationsabfluss zu minimieren.

Checkliste Zugang und Moderation

• Personalisierte Einladungen: individuelle Links, Passwörter oder SSO/IdP‑Anbindung nutzen (sofern verfügbar).
• Lobby/Warteraum aktivieren: Teilnehmer erst nach Freigabe durch die Moderation einlassen; klare Warteslide mit Agenda und Disclaimer anzeigen.
• Bildschirmfreigaben steuern: nur freigegebenen Rollen erlauben; spontane Freigaben durch Teilnehmende sperren.
• Teilnehmerliste „sperren“: nach Beginn keine weiteren Zugänge zulassen, sofern das Format dies erfordert; Namen doppelt prüfen.
• Sensible Unterlagen schützen: Datei‑Downloads deaktivieren oder vermeiden; Inhalte bevorzugt per Bildschirm‑/Medienfreigabe „view‑only“ zeigen.
• Protokollierung aktivieren: Zugriffe und Rollenwechsel protokollieren lassen; Logs gemäß Rechtsgrundlage befristen.
• Notfall‑Plan bereithalten: Backup‑Kanal (z. B. Zweit‑Raum oder Webcast‑Stream), Fallback per Telefon und Eskalationskontakte definieren.

Praxisbezug bbbserver.de: BigBlueButton stellt Warteraum/Gast‑Policy, Rollen und Sperrfunktionen bereit. Moderatoren können Bildschirmfreigaben und Chats granular steuern, Teilnehmer gezielt zulassen sowie Meetings sperren. „Konferenzmedien“ erlauben das sichere Einspielen von Audio/Video ohne Dateiweitergabe. Zugriffsdaten und Aufzeichnungen verwalten Sie zentral im Kundenkonto; bei erhöhten Anforderungen stehen Service‑Level‑Optionen bereit.

Technik, Ablauf, Skalierung und Barrierefreiheit: reibungslos und inklusiv durchführen

Technik soll Ihre Botschaft verstärken – nicht behindern. Legen Sie technische Standards fest, proben Sie den Ablauf und planen Sie Kapazität sowie Inklusion von Beginn an mit ein.

Checkliste Technik & Ablauf

• Audio hat Priorität: Headsets vorschreiben, Echo‑/Mikrofontest vor Start; Sprecher wechseln geübt abwickeln.
• Bandbreiten‑Check: Referierende/Moderatorenteam vorab mit identischem Setup testen; Netz‑Redundanz (LAN/WLAN/LTE) einplanen.
• Stabile Infrastruktur: 24/7‑Betriebsbereitschaft und Monitoring des Anbieters klären; bei kritischen Terminen Monitoring‑Kontakt sichern.
• Aufzeichnung klar kennzeichnen: visuelle und mündliche Hinweise; Aufnahme von Video/Audio nur bei dokumentierter Einwilligung.
• Bildschirmfreigabe für Folien: zentrale Decks, wenig Animationen, hoher Kontrast; Medienfreigabe für Einspieler (z. B. Intro, CEO‑Statement).
• Q&A/Chat moderieren: Fragen sammeln, thematisch bündeln, Doppelungen zusammenfassen; Kriterien transparent machen (Zeit, Relevanz, Regulatorik).
• Warteslide zeigen: Agenda, Sprecher, technische Hinweise, Haftungs‑/Risikodisclaimer und Datenschutzinformation verlinken.

Praxisbezug bbbserver.de: Die Plattform bietet hochwertige Audio‑/Videoübertragung, stabile Verbindungen rund um die Uhr sowie Funktionen für Aufzeichnung, Screensharing, interaktives Whiteboard und Medienfreigabe. Moderationsfunktionen helfen beim strukturierten Q&A.

Checkliste Skalierung

• Kapazität planen: erwartete gleichzeitige Verbindungen realistisch kalkulieren; Puffer für Spitzen einplanen.
• Format wählen: Webcast/Streaming für Reichweite (Einweg‑Übertragung) vs. interaktive Konferenz für Analystenfragen; ggf. Hybrid (Q&A nur für verifizierte Gäste).
• Lasttests durchführen: Generalprobe mit realistischen Teilnehmerzahlen und Medien.
• Support & SLAs klären: Reaktionszeiten, Eskalationspfade, Bereitschaft am Veranstaltungstag.

Praxisbezug bbbserver.de: Wählen Sie zwischen Verbindungspaketen mit unterschiedlicher Anzahl gleichzeitiger Verbindungen; Up‑/Downgrades sind möglich. Größere Abonnements umfassen bei Bedarf spezielle Service‑Level‑Agreements. Eine kostenlose Testphase erleichtert die Planung.

Checkliste Barrierefreiheit

• Live‑Untertitel/Transkription erwägen: automatische oder manuelle Captioning‑Lösungen einbinden; Qualität vorab prüfen.
• Lesbare Folien: große Schrift, hoher Kontrast, klare Diagramme mit Beschriftungen; zentrale Dokumente barrierearm aufbereiten.
• Alternative Einwahl: zusätzlich zur Web‑Teilnahme eine Telefon‑Einwahl bereitstellen, sofern verfügbar; Einwahldaten klar kommunizieren.

Hinweis: Prüfen Sie frühzeitig, welche Integrationen und Optionen Ihre Plattform für Untertitelung und Telefon‑Einwahl unterstützt.

Nachbereitung, Formatwahl im Bonus und Fazit

Die Qualität Ihrer IR‑Kommunikation zeigt sich auch nach dem Event. Bereiten Sie Inhalte so auf, dass Investoren, Analysten, Medien und Aufsicht schnell und korrekt zugreifen können – im Rahmen Ihrer Compliance.

Checkliste Nachbereitung

• Aufzeichnung schneiden: Start/Ende straffen, Versprecher/Sekunden ohne Rede entfernen; sensible Passagen rechtlich prüfen.
• Transkript und Folien bereitstellen: barrierearm, mit Zeitstempeln; Unterschiede zwischen gesprochener und gezeigter Information kennzeichnen.
• Q&A dokumentieren: konsolidierte Fragen‑/Antwortliste veröffentlichen; offene Punkte mit Frist nachreichen.
• Speicher und Löschfristen: Speicherbedarf kalkulieren, Aufbewahrungsfristen technisch hinterlegen; alte Versionen/Probedurchläufe löschen.
• Datenschutz belegen: Einwilligungen, AVV, Löschnachweise und Log‑Auszüge revisionssicher archivieren.

Praxisbezug bbbserver.de: Aufzeichnungen können im Kundenkonto verwaltet und gelöscht werden; Speicherplatz für „Konferenzmedien“ variiert je Paket und lässt sich bei Bedarf via Support erweitern.

Bonus: Webcast vs. interaktive Konferenz – Entscheidungshilfe

• Webcast/Streaming (Einweg‑Übertragung)
  • Vorteile: sehr hohe Reichweite, geringere Störanfälligkeit durch Teilnehmende, klare Regie.
  • Risiken: geringere Interaktivität; Fragen müssen asynchron/kuratiert erfolgen.
  • Geeignet für: Ergebnis‑Statements, Capital‑Market‑Days mit großem Publikum.
• Interaktive Konferenz (bidirektional)
  • Vorteile: direkte Analystenfragen, Dialog, schnellere Klärung.
  • Risiken: höherer Moderations‑ und Sicherheitsbedarf; Zugang strikt begrenzen.
  • Geeignet für: kleinere IR‑Runden, Analysten‑Q&A im Anschluss an Webcasts.
• Hybrid: Statement per Webcast, anschließend separater, geschützter Q&A‑Raum für verifizierte Teilnehmer.

Fazit: Wenn Sie Haftungshinweise konsequent platzieren, DSGVO‑Vorgaben sauber abbilden und die Plattform korrekt konfigurieren, lassen sich Ergebnis‑Calls professionell, sicher und benutzerfreundlich umsetzen. Mit einer Lösung wie bbbserver.de auf Basis von BigBlueButton – betrieben auf europäischen, ISO 27001‑zertifizierten Ressourcen, mit rollenbasierten Rechten, Warteraum, Aufzeichnungs‑ und Moderationsfunktionen – erhalten Sie die dafür nötigen Werkzeuge. Planen Sie Kapazität, definieren Sie klare Prozesse von Einladung bis Löschung und testen Sie Ihr Setup: So wird aus einem potenziellen Risikotermin ein belastbares IR‑Format mit hoher Reichweite und Compliance‑Sicherheit.