Meistern Sie Ihre BigBlueButton-Konferenzen: Aufzeichnen, Speichern und Teilen leicht gemacht

BigBlueButton (BBB) hat sich als eine verlässliche und datenschutzfreundliche Alternative für Videokonferenzen etabliert. Gerade in Unternehmen, Bildungseinrichtungen und unter Behörden gewinnt die Open-Source-Software angesichts ihrer Konformität mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) immer mehr an Beliebtheit. Eines der herausragenden Features von BBB ist die Möglichkeit, Sitzungen aufzuzeichnen. Dies kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein: zur Dokumentation, zum späteren Review oder um Personen, die nicht teilnehmen konnten, die Sitzungsinhalte nachträglich zur Verfügung zu stellen. Im Folgenden erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Sitzungen aufzeichnen, die Aufzeichnungen speichern und sie mit anderen teilen können.

Schritt 1: Sitzung Aufzeichnen

Vorbereitung: Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer über die bevorstehende Aufzeichnung informiert sind. Dies ist nicht nur eine Höflichkeitsfrage, sondern auch aus datenschutzrechtlicher Sicht wichtig.

1. Starten Sie die BBB-Sitzung wie gewohnt über Ihren bereitgestellten Link.
2. In der unteren Menüleiste finden Sie den Button „Start Recording“ (Aufnahme starten). Durch einen Klick darauf wird die Aufzeichnung gestartet.
3. Ein deutlicher Hinweis in der oberen Leiste des Fensters bestätigt, dass die Sitzung aufgezeichnet wird. Es ist ratsam, die Teilnehmer auch mündlich darauf hinzuweisen.
4. Führen Sie Ihre Sitzung in gewohnter Weise durch. Alles, was auf dem Bildschirm geteilt wird, sowie Audiodaten werden aufgezeichnet.

Hinweis: Denken Sie daran, dass Interaktionen im Chat oder Abstimmungen nur dann aufgezeichnet werden, wenn Sie diese während der Aufzeichnung auf Ihrem Bildschirm teilen.

Schritt 2: Aufzeichnung Beenden

Um die Aufzeichnung zu beenden, klicken Sie nochmals auf den Button „Start Recording“. Der Button hat sich während der Aufzeichnung in „Stop Recording“ (Aufnahme stoppen) umbenannt. Sobald Sie die Sitzung beenden, wird die Aufzeichnung automatisch gestoppt.

Schritt 3: Aufzeichnung Zugänglich Machen

Nach Beendigung der Sitzung und der Aufzeichnung wird die Datei auf dem Server verarbeitet. Dies kann je nach Länge der Aufzeichnung einige Zeit in Anspruch nehmen. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, wird die Aufzeichnung im Bereich „Recorded Sessions“ (Aufgezeichnete Sitzungen) auf Ihrem BBB-Konto verfügbar.

1. Gehen Sie zu „Recorded Sessions“, um Ihre Aufzeichnungen einzusehen.
2. Neben jeder Sitzung finden Sie verschiedene Optionen, unter anderem zum Abspielen, Herunterladen oder Löschen der Aufzeichnung.
3. Um die Aufnahme herunterzuladen, wählen Sie die entsprechende Option und speichern Sie die Datei lokal auf Ihrem Computer oder auf einem sicheren Server.
4. Beachten Sie dabei, dass Sie auch für die sicherheitstechnische und datenschutzkonforme Aufbewahrung der Aufzeichnungen zuständig sind.

Schritt 4: Aufzeichnung Teilen

Wenn Sie die Aufzeichnung geteilt haben möchten, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Direkter Link: BBB erstellt einen direkten Link zur Aufzeichnung, den Sie mit anderen teilen können. Achten Sie darauf, diesen Link nur mit berechtigten Personen zu teilen und, wenn nötig, durch ein Passwort zu schützen.
2. Herunterladen & Hochladen auf eine Videoplattform: Sie können die Aufzeichnung auch auf einer Videoplattform wie Vimeo oder YouTube hochladen, um sie dort mit einem bestimmten Nutzerkreis zu teilen.
3. Integration in Lernplattformen: Wenn Sie BBB im Bildungskontext nutzen, können Aufzeichnungen oft direkt in Lernmanagementsysteme wie Moodle integriert werden, sodass Teilnehmer oder Studierende darauf zugreifen können.

Datenschutz und Best Practices für das Teilen von Aufzeichnungen

• Einwilligung einholen: Bevor Sie eine Aufzeichnung teilen, stellen Sie sicher, dass alle aufgezeichneten Personen ihre Zustimmung gegeben haben.
• Zugriffsrechte beachten: Beschränken Sie den Zugang zu Aufzeichnungen auf Personen, für die sie bestimmt sind.
• Aufbewahrungsfristen festlegen: Legen Sie fest, wie lange Aufzeichnungen gespeichert bleiben sollen, und kommunizieren Sie dies den Teilnehmern.

Mit diesen Schritten können Sie Ihre BBB-Sitzungen erfolgreich für die Zukunft dokumentieren und sicherstellen, dass kein wertvolles Wissen verloren geht. Wichtig ist, dabei stets den Datenschutz zu wahren und eine klare Kommunikation gegenüber den Teilnehmenden zu pflegen.