Neue Regeln für Online-Anhörungen in der Schweiz: Rechtskonform mit bbbserver.de und BigBlueButton

Der Nationalrat hat eine Gesetzesänderung beschlossen, die ausländischen Zivilgerichten erlaubt, Personen in der Schweiz ohne Einzelfall-Genehmigung per Telefon- oder Videokonferenz zu befragen. Damit wird ein bisher aufwendiges Genehmigungsverfahren vereinfacht und an die Realität digitaler Kollaboration angepasst. Zugleich knüpft der Gesetzgeber die Erleichterungen an klare Leitplanken:

• Meldepflicht: Jede Befragung ist den Schweizer Behörden anzuzeigen.
• Aufsichtsmöglichkeit: Das zuständige kantonale Gericht kann auf Wunsch „mithören“.
• Freiwilligkeit: Eine Teilnahme ist nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig.
• Sprachrecht: Befragte haben Anspruch darauf, in ihrer Muttersprache befragt zu werden.

Befürworter erwarten eine spürbare Entlastung und schnellere Verfahren. Kritiker verweisen auf Souveränitätsfragen und die Notwendigkeit wirksamer Schutzmechanismen. Unabhängig davon ist klar: Der Schritt ist Teil einer breiteren Digitalisierung der Justiz. Für Institutionen, Unternehmen und Kanzleien mit Beteiligten in der Schweiz bedeutet das, Video‑Anhörungen technisch, organisatorisch und rechtlich so aufzusetzen, dass sie den neuen Rahmenbedingungen entsprechen – belastbar, transparent und überprüfbar.

Was sichere Online‑Anhörungen jetzt konkret brauchen

Damit Videobefragungen rechts- und datenschutzkonform ablaufen, müssen Anforderungen aus dem Gesetz und aus etablierten Compliance‑Standards in Funktionen, Prozesse und Zuständigkeiten übersetzt werden.

• Rechtliche Anforderungen in Funktionen übersetzen

  • Einwilligungsmanagement: Informierte Zustimmung vor Beginn, gut sichtbar erklärt, protokolliert und nachweisbar archiviert.
  • Identitätsprüfung: Verlässlicher ID‑Check (z. B. Vorzeigen eines amtlichen Ausweises im Video, Datenabgleich, ggf. Vier-Augen-Freigabe).
  • „Mithören“ ermöglichen: Rollen und Berechtigungen für stille Teilnehmende (z. B. das kantonale Gericht) ohne Eingriffsrechte, aber mit dokumentierter Anwesenheit.
  • Protokollierung und Audit: Lückenlose, revisionsfähige Ereignisprotokolle (Einladungen, Beitritte, Rollenwechsel, Aufzeichnungsstatus, technische Störungen).

• Datenschutz und Sicherheit

  • Verschlüsselung: Transportverschlüsselte Verbindungen nach Stand der Technik; klare Kommunikation, wo Ende‑zu‑Ende‑Verschlüsselung möglich ist und wo nicht.
  • Datenstandort Europa: Verarbeitung in europäischen Rechenzentren; Vermeidung von Drittlandtransfers.
  • Auftragsverarbeitung: Abgeschlossene AV-Verträge, klare Pflichten, TOMs und Subunternehmer-Transparenz.
  • Datensparsamkeit: Nur notwendige Metadaten erheben; kurze Aufbewahrungsfristen, definiertes Löschkonzept.
  • Aufzeichnungspolitik: „Wer, wann, wofür“ exakt regeln; Speicherung, Zugriff und Löschung nachvollziehbar steuern.
  • Zugriffskontrolle: Wartebereiche (Waiting Rooms), Einlass durch Moderation, starke Authentifizierung, Rollen strikt nach dem Need‑to‑Know‑Prinzip.

• Sprach- und Barrierefreiheit

  • Mehrsprachige Sitzungen: Unterstützung für Dolmetschen, einfache Umschaltung der Oberflächensprache, klarer Workflow für Sprachkanäle.
  • Untertitel/Transkription: Optionale Live‑Untertitel bzw. Transkriptionsintegration für bessere Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit.
  • Audioqualität: Stabile, latenzarme Audioverbindungen mit Echo‑ und Rauschunterdrückung für rechtssichere Aussagen.

• Betriebsstabilität

  • SLA‑fähiger Betrieb: Verfügbarkeitszusagen, definierte Antwort- und Wiederherstellungszeiten.
  • 24/7‑Monitoring: Frühzeitige Erkennung von Störungen, klare Eskalationspfade.
  • Redundanz und Notfallkonzepte: Failover‑Setups, gespiegelte Dienste, regelmäßige Wiederherstellungstests.
  • Bandbreitenmanagement/QoS: Priorisierung von Audio und Signalisierung, adaptive Bitraten.
  • Fallback‑Optionen: Telefon‑Einwahl als Ausweichweg, falls Videodienste lokal blockiert oder beeinträchtigt sind.

• Organisation und Prozesse

  • Standardisierte Einladungen: Vorlagen mit Rechtsbelehrung, Einwilligungshinweisen, technischen Mindestanforderungen und Support‑Kontakten.
  • Rollenmodell: Moderation, Beisitz/Beobachtung, Öffentlichkeit, Protokollführung – klar definiert und technisch abgebildet.
  • Schulung: Kurzschulungen/Guides für Richter:innen, Parteien und Dolmetschende; Generalprobe vor wichtigen Terminen.
  • Störungsmanagement: Vorgehensplan bei Audio-/Videoausfall, Wiederaufnahme nach Unterbrechungen, Dokumentationspflichten.

Praxis‑Checkliste für Einrichtungen in der Schweiz

1) Prozess für Meldung an Behörden festlegen.

• Zuständigkeit, Fristen und Kommunikationswege definieren; Vorlagen für Meldungen bereitstellen.

2) Einwilligungstexte und Sprachoptionen vorbereiten.

• Mehrsprachige, juristisch geprüfte Einwilligungserklärungen; UI‑Sprache und Dolmetschprozesse dokumentieren.

3) Vertraulichkeits- und Aufzeichnungsregeln definieren.

• Aufzeichnung nur bei Notwendigkeit; Kennzeichnung im Raum; Berechtigungen, Speicherort, Fristen und Löschläufe festlegen.

4) Technische Rollen für „stille Zuhörer“ konfigurieren.

• Beobachterrolle ohne Kamera/Mikro, ohne Chat; Anwesenheit im Protokoll ausweisen; Zugriff zeitlich begrenzen.

5) Identitätsprüfung und Teilnehmer‑Admission standardisieren.

• Prüfpfad (Ausweis, Datenabgleich, Fotokontrolle) und Einlassverfahren (Waiting Room, Namensschema) festlegen.

6) Datenschutz‑Dokumentation und Löschkonzept aktualisieren.

• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, AV‑Verträge, TOMs, Betroffeneninformationen und definierte Retention‑Policies.

7) Probeläufe und Lasttests durchführen.

• Technik‑Check mit allen Rollen; Netzlast und Audioqualität testen; Notfall‑Szenarien durchspielen.

8) Support‑ und Eskalationswege bereitstellen.

• Kontaktkanäle, Erreichbarkeiten, Eskalationsstufen; Runbooks für Moderation und Technik.

Umsetzung mit bbbserver.de und BigBlueButton

Als in Europa gehostete Plattform auf Basis der Open‑Source‑Software BigBlueButton unterstützt bbbserver.de zentrale Bausteine für rechtskonforme Online‑Anhörungen – mit Fokus auf Datenschutz, Stabilität und Bedienbarkeit.

• Datenschutz und Compliance

  • Verarbeitung in europäischen Rechenzentren mit ISO‑27001‑zertifizierter Umgebung; Auftragsverarbeitungsverträge inklusive klarer TOMs.
  • Transportverschlüsselung nach Stand der Technik, strikte Zugriffskontrollen, Wartebereiche und rollenbasierte Rechte.
  • Datensparsame Voreinstellungen, konfigurierbare Aufzeichnung (deaktiviert als Standard möglich), definierte Speicherorte und Löschfristen.
  • Dokumentierbare Einladungen und Teilnahmeereignisse; auditfähige Ereignisprotokolle für Beitritte, Rollenwechsel und Aufzeichnungsstatus.

• Funktionen für Justiz‑Workflows

  • Rollenmodell: Moderation für die Verfahrensleitung, Beobachterrolle für das kantonale Gericht („stilles Mithören“), separate Rechte für Protokollführung.
  • Identitätsprüfung im Prozess: Waiting Room, Namenskonventionen, manueller Einlass; Video‑ID‑Check als Prozessschritt abbildbar.
  • Konferenzmedien: Sichere Freigabe von Dokumenten, Audio- und Videodateien als Beweismittel; Protokollierte Freigabevorgänge.
  • Sprachunterstützung: Mehrsprachige Benutzeroberfläche; Workflows für Dolmetschen und optional integrierbare Untertitel/Transkriptionen.
  • Klare Audio-/Videoqualität mit adaptiver Bandbreitensteuerung; Priorisierung von Sprache für belastbare Aussagen.

• Betrieb und Verfügbarkeit

  • SLA‑Optionen in großen Abonnements, 24/7‑Monitoring und abgestimmte Notfall- sowie Redundanzkonzepte für kontinuierliche Erreichbarkeit.
  • Bandbreitenmanagement und Quality‑of‑Service; Fallback über Telefon‑Einwahl als Ausweichweg bei restriktiven Netzen.
  • Skalierbare Verbindungspakete: Von wenigen bis zu vielen gleichzeitigen Verbindungen – upgrade‑/downgrade‑fähig, je nach Bedarf.
  • Kostenkontrolle durch flexible Zahlungsoptionen (monatlich, halbjährlich, jährlich) und eine kostenlose Testphase zum Validieren Ihrer Setups.

• Organisation und Enablement

  • Vorlagen für Einladungen mit Rechtsbelehrungen und Einwilligungshinweisen; Checklisten für Moderation, Beisitz und Parteien.
  • Schulungsangebote und Support: Onboarding‑Hilfen, Best‑Practice‑Guides für rechtssichere Videobefragungen, definierte Eskalationswege.
  • Governance und Transparenz: Nachvollziehbare Konfigurationen, dokumentierte Änderungen, klare Verantwortlichkeiten im Kundenkonto.

Fazit für Ihre Praxis: Die Erleichterung grenzüberschreitender Video‑Befragungen schafft Tempo – verlangt aber saubere Governance, transparente Prozesse und robuste Technik. Mit bbbserver.de setzen Sie auf eine datenschutzkonforme Plattform aus Europa, die die rechtlichen Anforderungen in sichere, überprüfbare Workflows übersetzt und gleichzeitig den Beteiligten eine intuitiv bedienbare Umgebung bietet. So werden Online‑Anhörungen nicht nur möglich, sondern rechtlich belastbar und organisatorisch beherrschbar.