Maximizing Hybrid Meetings with BigBlueButton: Your Ultimate Guide

Hybride Meetings stellen eine moderne Möglichkeit dar, sowohl die Flexibilität von Online-Meetings zu nutzen als auch den persönlichen Kontakt bei physischen Treffen zu wahren. Mit der richtigen Planung und Durchführung können sie ungemein produktiv sein. In diesem Blogpost erläutern wir, wie Sie mit BigBlueButton (BBB) hybride Meetings erfolgreich umsetzen können.

Technische Voraussetzungen schaffen

Zunächst ist es wichtig, dass sowohl die physischen als auch die virtuellen Teilnehmer eine einwandfreie technische Umgebung vorfinden. Hierfür benötigen Sie:

• Eine stabile Internetverbindung für die Streaming-Qualität
• Einrichtung von Mikrofonen und Lautsprechern/Lautsprecheranlagen, sodass alle Teilnehmer gut hören und gehört werden können
• Mehrere Kameras, um verschiedene Ansichten des Raumes zu übertragen
• Großbildschirme oder Projektoren für die Anzeige der Online-Teilnehmer im Raum

Vor der Sitzung

Es ist entscheidend, alle Teilnehmer im Vorfeld über die technischen Anforderungen und den Ablauf zu informieren. Stellen Sie sicher, dass:

• eine klare Agenda vorhanden ist,
• alle benötigten Dokumente im Voraus geteilt wurden,
• Technik-Checks durchgeführt werden, um letzte Minute Probleme zu vermeiden.

Während des Meetings

Ein reibungsloser Ablauf ist für die Produktivität unerlässlich. Beachten Sie dabei Folgendes:

• Starten Sie das Meeting mit einer kurzen Vorstellungsrunde, um die Verbindung zwischen den Teilnehmern zu stärken.
• Sorgen Sie für eine actuelle Moderation des Meetings, damit Fragen und Diskussionen von Präsenz- und Online-Teilnehmern gleichermaßen eingebunden werden.
• Verwenden Sie die Funktionen von BigBlueButton, wie Umfragen und geteilte Notizen, um die Interaktivität zu erhöhen.
• Halten Sie die Sitzung straff und auf den Punkt, um die Aufmerksamkeit aufrechtzuerhalten.

Nach dem Meeting

Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie das eigentliche Meeting. Sorgen Sie daher für:

• Eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte und Aufgaben
• Das Festhalten von Verantwortlichkeiten und Fristen
• Das Versenden des Meeting-Protokolls an alle Teilnehmer

Tipps für eine erfolgreiche Durchführung

1. Klare Kommunikationsregeln: Sprecher sollten sich namentlich melden und das Wort an weitere Teilnehmer abgeben können.

2. Interaktivität fördern: BigBlueButton bietet zahlreiche Funktionen, wie Breakout-Räume, die für Gruppenarbeiten während des Meetings genutzt werden können.

3. Technische Unterstützung bereithalten: Es sollte immer eine Person da sein, die bei technischen Problemen sofort helfen kann.

4. Aufmerksamkeit auf Zwei-Zonen-Ausrichtung: Die Aktivitäten sollten sowohl für Präsenz- als auch für Online-Teilnehmer ausgerichtet sein.

5. Testlauf durchführen: Ein Probe-Meeting kann helfen, Kinderkrankheiten im Voraus zu beseitigen und gibt Sicherheit im Umgang mit der Technik.

Durch die Umsetzung dieser praktischen Lösungsansätze mit BigBlueButton können Sie hybride Meetings effizient und wirkungsvoll gestalten. Sie ermöglichen es allen Teilnehmern, unabhängig vom Ort, aktiv teilzunehmen und zur Gesamtproduktivität beizutragen.